Erkenning vereniging

De voordelen van erkenning door de gemeente zijn:

1. Gebruik van de gemeentelijke infrastructuur tegen gunsttarief (zie verhuurreglement)
2. Gebruik van de gemeentelijke uitleendienst (zie reglement voor materiële steun)
3. Gratis promotie op gemeentelijke webstek, in gemeentelijk informatieblad, op gemeentelijke infoborden, nieuwsbrief UiT in Kortenberg (zie reglement voor promotionele steun)
4. Mogelijkheden voor bestuursleden voor het ontvangen van een toelage bij het volgen van opleiding (zie aparte reglementen kadervorming)
5. Mogelijkheid om gemeentelijke subsidies aan te vragen onder de voorwaarden gesteld binnen de gemeentelijke subsidiereglementen

ALGEMENE erkenningsvoorwaarden

Komen in aanmerking voor erkenning: 

1. private rechtspersonen met onbaatzuchtig oogmerk (vzw, beroepsverenigingen,…);
2. feitelijke verenigingen;
3. afdelingen van een nationale structuur.

Een vereniging dient opgericht te zijn zonder beroepsdoeleinden of winst- of handelsoogmerken.

Indien de vereniging een deelwerking is van een koepelorganisatie of -vereniging dan moet ze dit kunnen aantonen door middel van een eigen adres, eigen rekeningnummer, eigen bestuur, eigen doelstelling(en) en eigen activiteitenkalender.

Men kan slechts in één gemeente erkend worden.

Een vereniging wordt erkend door de gemeente als ze:

1. een open vereniging is: iedereen kan lid worden van de vereniging op voorwaarde dat de persoon de normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt
2. nooit discrimineert in haar werking, ledenwerving of communicatie

Het college van burgemeester en schepenen beslist of een nieuwe vereniging al dan niet erkend wordt. 
Er wordt door het college advies gevraagd bij de bevoegde gemeentelijke adviesraad. Indien het advies niet gevolgd wordt, moet het college dit motiveren. De jaarlijkse vernieuwing van de erkenning moet niet worden voorgelegd aan de bevoegde adviesraad, tenzij de doelstellingen van de vereniging gewijzigd zijn. Aan de verenigingsraden wordt jaarlijks een lijst van erkende verenigingen overgemaakt.

Een nieuwe vereniging kan in afwachting tot een definitieve erkenning een voorlopige erkenning voor 6 maanden krijgen die het mogelijk maakt om tijdelijk te genieten van dezelfde voorwaarden als erkende verenigingen.

De vereniging moet open staan voor alle inwoners in Kortenberg. Hieronder wordt verstaan dat iedereen lid kan worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij de reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.


Een kopie van de statuten en/of het huishoudelijk reglement van de vereniging moet bij aanvraag van de erkenning bezorgd worden aan de dienst Vrije Tijd.

De vereniging heeft een werking in het Nederlandse taalgebied. Teneinde de integratie van de leden in de lokale gemeenschap te ondersteunen dient de vereniging dan ook het Nederlands als voertaal te gebruiken bij haar werking en organisatie. Alle gegevens en documenten van de vereniging bestemd
voor de inwendige werking en voor de bevolking dienen in het Nederlands opgesteld te zijn.


De burgerlijke aansprakelijkheid (BA) van de vereniging, haar bestuurders, lesgevers en leiding moet door een verzekering gedekt zijn. De vereniging wordt sterk aangeraden om ter bescherming van haar bestuurders, lesgevers, leiding en
aangesloten leden een verzekeringspolis voor lichamelijke ongevallen (LO) afsluiten. Deze LO-polis is verplicht voor sportverenigingen en jeugdbewegingen. Deze verzekeringen kunnen ook door een koepel of federatie afgesloten worden.


Een vereniging wordt erkend in één van de volgende sectoren. De vereniging kiest zelf tot welke sector ze behoort op basis van de doelstelling van de vereniging en de onderstaande omschrijvingen. Afhankelijk van de gekozen sector treedt men toe tot de desbetreffende adviesraad en zal men gebruik
kunnen maken van de desbetreffende subsidiereglementen.

1. een sportvereniging is een vereniging waarin sportactiviteiten individueel of in ploegverband
   worden beoefend met een competitief of recreatief karakter.
2. een cultuurvereniging is een vereniging actief in één van de volgende domeinen: actieve kunstbeoefening, sociaal-cultureel vormingswerk of culturele vrijetijdsbesteding.
3. een jeugdvereniging is vereniging met als opdracht groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd (3 tot 25 jaar), die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd en onder educatieve begeleiding.
4. een seniorenvereniging is een vereniging die zich richt op medioren of senioren.
5. een welzijnsvereniging heeft de bevordering van het welzijn en gezondheid van de bevolking tot doel.
6. een vereniging voor ontwikkelingssamenwerking is een vereniging die naar duurzame ontwikkeling streeft in het Zuiden en daarbij de betrokkenheid van de bevolking in het Noorden nastreeft.
7. een natuurvereniging is een vereniging waarin de natuur centraal staat in de werking.
8. een buurtcomité is een vereniging die tracht in een buurt (minimum 1 straat) het gemeenschapsleven te versterken door allerhande activiteiten.
9. andere: ouderraden van scholen, parochieraden, oud-strijders, politieke afdelingen, vakbonden, middenstand, mobiliteitsvereniging.

BIJKOMENDE erkenningsvoorwaarden 

Een erkende vereniging dient naast de algemene erkenningsvoorwaarden ook te voldoen aan minstens
twee van onderstaande bijkomende erkenningsvoorwaarden: 

1. De vereniging heeft zijn maatschappelijke zetel (dit is gelijk aan het postadres) in Kortenberg en moet een autonoom bestuur hebben met minstens 3 verschillende personen (voorbeeld voorzitter, penningmeester, secretaris, …). Indien de maatschappelijke zetel niet in Kortenberg gevestigd is, moet de vereniging aantonen dat de meerderheid van de bestuursleden woonachtig is in Kortenberg.
2. De vereniging heeft een actieve werking waarbij minstens 50% van de activiteiten op grondgebied van Kortenberg plaatsvinden. Hiervoor wordt een kalender van activiteiten met vermelding van datum, naam/titel en locatie van de activiteiten van het afgelopen werkingsjaar doorgegeven.
3. De vereniging heeft minstens 6 aangesloten leden. Minstens 50% van alle leden dient woonachtig te
   zijn in Kortenberg. Hiervoor wordt een ledenlijst  (voornaam, familienaam en gemeente volstaan)
   toegevoegd.

Het aanvragen van een (voorlopige) erkenning is een tweeledig proces en kan men verkrijgen door te voldoen aan de hierna beschreven procedure: 

1. Vul het online aanvraagformulier in waarmee je te kennen geeft dat je als vereniging erkend wil worden.
   
   
2. Via dit online aanvraagformulier zal je bijkomend gevraagd worden om jouw vereniging alvast te registreren op reservaties.kortenberg.be. Dit platform wordt enerzijds gebruikt als zaalreservatiemodule, maar ook als verenigingendatabank. Het is dus belangrijk om jouw vereniging alvast binnen deze software te registreren zodat meteen alle gegevens correct ingevoerd zijn. Bekijk het demofilmpje voor meer info over hoe je jezelf eerst als particulier en nadien als vereniging registreert. In het filmpje wordt ook getoond hoe je meerdere personen aan je vereniging kan linken. Van zodra je je vereniging geregistreerd hebt, zal de dienst Vrije Tijd jouw vereniging toevoegen aan de verenigingendatabank. Hierna wordt het voor jouw vereniging mogelijk om alle verdere informatie in te geven met betrekking tot het aanvragen van je erkenning. Wanneer je je erkenningsaanvraag hebt ingediend, zal de dienst de procedure in gang steken, alle gegevens nakijken die volgens het reglement vereist zijn, de aanvraag voorleggen aan desbetreffende adviesraad en de aanvraag tot slot agenderen op het college van burgemeester en schepenen. 

Voorlopige erkenning

Een vereniging kan eenmalig een voorlopige erkenning bekomen wanneer men voldoet aan de algemene voorwaarden, maar nog niet aan 2 van de 3 erkenningsvoorwaarden.
Om een voorlopige erkenning te krijgen, moet men aantonen dat men zich binnen de 6 maanden in orde zal stellen met de erkenningsvoorwaarden (gezien het niet mogelijk is om een lijst van afgelopen activiteiten te bezorgen, wordt een lijst opgevraagd van activiteiten die gepland staan in het eerste
werkingsjaar). 
De voorlopige erkenning vervalt automatisch na 6 maanden indien men hier niet in geslaagd is.
Gemeentelijke subsidies kunnen worden aangevraagd vanaf het moment dat de vereniging definitief erkend wordt.

De erkenningsaanvraag kan op elk moment van het jaar online worden aangevraagd. De voorwaarden worden afgetoetst door de administratie en de desbetreffende adviesraad geeft haar advies. 

De erkenning dient jaarlijks vernieuwd te worden. De lopende erkenning blijft gelden tot bekrachtiging van de nieuwe aanvraag door het college van burgemeester en schepenen. De dienst Vrije Tijd neemt in de maand september initiatief om de vernieuwde gegevens te verzamelen.

Indien men niet akkoord gaat met de beslissing van het college van burgemeester en schepenen, kan er binnen de 10 werkdagen een heroverweging aangevraagd worden bij het college van burgemeester en schepenen. Dit kan op basis van bijkomende argumentatie met betrekking tot het dossier.

Om de online erkenning in te vullen moet je de volgende gegevens bij de hand hebben:

1. Een kopie van de statuten of het huishoudelijk reglement.
2. De vereniging heeft zijn maatschappelijke zetel (dit is gelijk aan het postadres) in Kortenberg en moet een autonoom bestuur hebben met minstens 3 verschillende personen (voorbeeld voorzitter, penningmeester, secretaris, …). Indien de maatschappelijke zetel niet in Kortenberg gevestigd is, moet de vereniging aantonen dat de meerderheid van de bestuursleden woonachtig is in Kortenberg.
3. De vereniging heeft een actieve werking waarbij minstens 50% van de activiteiten op grondgebied van Kortenberg plaatsvinden. Hiervoor wordt een kalender van activiteiten met vermelding van datum, naam/titel en locatie van de activiteiten van het afgelopen werkingsjaar doorgegeven.
4. De vereniging heeft minstens 6 aangesloten leden. Minstens 50% van alle leden dient woonachtig te zijn in Kortenberg. Hiervoor wordt een ledenlijst  (voornaam, familienaam en gemeente volstaan) toegevoegd.

Uitzonderingen

De algemene erkenningsvoorwaarden blijven in alle gevallen gelden. Als de vereniging niet aan de bijkomende erkenningsvoorwaarden kan voldoen, maar toch kan aantonen dat ze een waardevolle werking voor de Kortenbergenaren ontplooit, kan het college een uitzondering toestaan en beslissen om aan deze vereniging toch een erkenning toe te wijzen. De vereniging maakt hiervoor een verslag op waarin hun werking op grondgebied van Kortenberg toegelicht wordt.

Sanctie

Indien er wordt vastgesteld dat de vereniging door middel van het opgeven van foutieve informatie
onrechtmatig een erkenning heeft verkregen, verliest ze deze erkenning onmiddellijk voor minstens 1 jaar.

Reglement betreffende de gemeentelijke erkenning van verenigingen - vernieuwing - zitting 04/09/2023