Subsidie voor projecten van de adviesraden

Een adviesraad kan, naast zijn adviestaak (= zijn kerntaak), projecten opnemen die in lijn liggen met de eigen werking en met het gemeentelijk beleid en die financieel verantwoord kunnen worden. Het kan onder andere gaan over het organiseren van activiteiten, zinvolle projecten of het coördineren en het tot stand brengen van overleg tussen de aangesloten verenigingen. De adviesraden treden in deze gevallen op als verlengde van het bestuur en zijn als dusdanig bij de besteding van hun gelden onderworpen aan dezelfde regels als het bestuur. Om het project te kunnen opnemen dient de adviesraad voorafgaand een projectaanvraag in bij het
college van burgemeester en schepenen. De subsidie dient om de kosten te betalen voor de uitvoering van het project dat de adviesraad heeft aangevraagd.

De adviesraad dient voor ieder project vooraf een aanvraag met bijhorende projectraming in bij het gemeentebestuur, ongeacht of er een effectieve subsidie wordt gevraagd. Als het aangevraagde project in lijn ligt met de eigen werking en met het gemeentelijk beleid en financieel verantwoord kan worden, dan wordt het project voorwaardelijk goedgekeurd.

Als een adviesraad - op basis van de projectraming - onvoldoende middelen heeft om het voorgestelde project zelf te realiseren, kan de adviesraad een aanvraag tot projectsubsidie indienen. Voor het voorwaardelijk goedgekeurde project wordt de projectsubsidie voorzien in het meerjarenplan van het jaar waarin de realisatie voorzien is. Van zodra de projectsubsidie definitief is opgenomen in het meerjarenplan, wordt het voorwaardelijk goedgekeurde project definitief. Als de uitvoering van het project in hetzelfde jaar als de aanvraag valt, zal dus mogelijks gewacht moeten worden op een aanpassing van het meerjarenplan vooraleer het project kan uitgevoerd worden.

Men kan de subsidies voor een project in werkjaar 'n' als volgt verkrijgen:

• Een werkjaar start op 1 januari jaar 'n' en eindigt op 31 december jaar 'n'.
• De termijn waarbinnen men de subsidieaanvraag kan doen, bevindt zich tussen 1 januari 'n-1' en 15 oktober jaar 'n'. Bij voorkeur worden de projecten het jaar voor de uitvoering bedacht en aangevraagd vóór 15 oktober jaar 'n-1', zodat budget tijdig kan gereserveerd worden. Projecten kunnen ook later worden aangevraagd, maar hier kan geen snelle uitvoering van het project gegarandeerd worden (aanpassing meerjarenplan is immers misschien dan nodig).
• Het besluit over de voorwaardelijke goedkeuring van het project en de eventuele projectsubsidies vindt plaats binnen de 3 maanden na de aanvraag.
• Tot 15 dagen na de kennisgeving van de beslissing over het aangevraagde project kan gemotiveerd beroep aangetekend worden bij het college van burgemeester en schepenen. Het bestuur voorziet voor het voorwaardelijk goedgekeurde project de gevraagde projectsubsidie in (de aanpassing van) het meerjarenplan.
• De uitbetaling van de projectsubsidie zal gebeuren binnen de maand nadat er én een voorwaardelijke goedgekeurd project is én een goedgekeurd meerjarenplan waarin de projectsubsidie in is opgenomen.
• De financiële afrekening van het project wordt aan het bestuur bezorgd binnen de twee maanden na uitvoering van het project.

Voor iedere aanvraag moeten de volgende documenten, gedateerd en ondertekend, ingediend worden:

• De daartoe bestemde aanvraagformulieren (online of offline). Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de gemeentelijke website.
• Een raming van de ontvangsten en uitgaven van de adviesraad voor het project in jaar 'n' evenals een berekening van de gevraagde projectsubsidie. Bij de begroting wordt duidelijk melding gemaakt van alle financieringsbronnen. Hoewel hier omzichtig mee dient omgesprongen te worden - neutraliteit van een adviesraad - mag een adviesraad sponsoring voor het aangevraagde project voorzien. Dit maakt deel uit van de projectaanvraag en zal mee beoordeeld worden.
• Een standopgave van de rekeningen van de adviesraad.

Na iedere uitvoering van het project moeten de volgende documenten, gedateerd en ondertekend,
ingediend worden:

• Een financieel verslag van de effectieve ontvangsten en uitgaven van de adviesraad voor het project.

De mogelijkheid om projectsubsidie aan te vragen hangt af van de financiële draagkracht van de adviesraad.

1. Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - meer dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen én heeft - op basis van de projectraming - voldoende eigen middelen om het project zelf te realiseren met behoud van 1.000 euro of meer op al zijn rekeningen samen: de adviesraad kan geen projectsubsidie aanvragen.
2. Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - meer dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen, maar heeft - op basis van de projectraming - onvoldoende eigen middelen om het project zelf te realiseren met behoud van 1.000 euro op alle rekeningen samen: de adviesraad kan een projectsubsidie aanvragen voor het saldo van de projectkost dat overblijft na gebruik van de eigen middelen met behoud van 1.000 euro op al zijn rekeningen samen.
3. Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - minder dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen: de adviesraad kan - op basis van de projectraming – een projectsubsidie aanvragen voor de totale kost van het project.

Voorbeeldsituaties:
Projectraming = 4.000 euro

1. adviesraad heeft 6.000 euro: geen projectsubsidie, adviesraad betaalt zelf 4.000 euro en houdt 2.000 euro over.
2. adviesraad heeft 3.000 euro: gedeeltelijke projectsubsidie, adviesraad betaalt zelf 2.000 euro en houdt 1.000 euro over, gemeente betaalt 2.000 euro.
3. adviesraad heeft 500 euro: volledige projectsubsidie, adviesraad betaalt niets en houdt 500 euro over, gemeente betaalt 4.000 euro.

De goedgekeurde projectsubsidie wordt betaald op de rekening van de erkende adviesraad.

Binnen de twee maanden na uitvoering van het project wordt een concrete afrekening gemaakt en
eventuele overschotten worden teruggestort.

• Dit reglement is niet van toepassing voor niet-erkende Kortenbergse adviesraden. 
• De aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.