Digitale informatieborden

Met digitale informatieborden worden bedoeld: informatieborden waarop een aankondiging wordt gedaan:

• de digitale informatieborden buiten op vaste locaties in iedere deelgemeente.
• de digitale informatieborden binnen in gemeentelijke gebouwen die niet gebruikt worden om zaalreservaties op weer te geven.

De gemeentelijke digitale informatieborden dienen in de eerste plaats voor gebruik door de Gemeente Kortenberg met al haar geledingen voor de verspreiding van sensibiliserende boodschappen, diverse mededelingen en aankondigingen van activiteiten die ze organiseert, zoals bijvoorbeeld:

• boodschappen van Gemeente Kortenberg
• boodschappen van algemeen nut
• boodschappen in het kader van (verkeers)veiligheid
• communicatie bij calamiteiten (absolute voorrang op alle andere berichtgeving)
• vacatures van Gemeente Kortenberg
• boodschappen van samenwerkingsverbanden

In tweede instantie kunnen ook erkende verenigingen gebruikmaken van de digitale informatieborden om hun activiteiten aan te kondigen, naast de activiteiten van politie HerKo en hulpdiensten, gemeentelijke adviesraden, Kortenbergse onderwijsinstellingen en hun ouderraden, het Deeltijds Kunstonderwijs, andere verenigingen/organisaties die een activiteit organiseren in samenwerking met het lokaal bestuur en zorginstellingen in de gemeente Kortenberg (UPC KULeuven en woonzorgcentra).

Via de digitale infoborden wil de gemeente in eerste instantie de burger informeren. Wanneer de noodzaak zich opdringt om de belangrijkheid van een bericht te bepalen, wordt rekening gehouden met de hierna vermelde hiërarchie tussen de berichten.

• dringende waarschuwingen, politionele berichten, berichten van hulpdiensten, …
• boodschappen van de Gemeente Kortenberg inclusief activiteiten en evenementen
• activiteiten van adviesraden
• aankondigingen van activiteiten door andere organisaties dan Gemeente Kortenberg zoals eerder bepaald in dit reglement (‘gebruikers’)
• boodschappen van algemeen nut

Gebruikers kunnen per kalenderjaar maximaal drie maal een activiteit op de digitale borden aankondigen. Wanneer er voldoende ruimte is kan de dienst Communicatie beslissen om van deze regel af te wijken. Activiteiten van de adviesraden en samenwerkingen van organisaties met de gemeente worden niet bij het gebruik van de individuele organisatie meegerekend.

Aanvragers kunnen doorgeven wanneer ze hun bericht bij voorkeur gepubliceerd zien. De communicatiedienst beoordeelt de aanvraag rekening houdend met andere aanvragen tot publicatie in dezelfde periode.

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet verschijnen van een bericht op de digitale informatieborden wanneer de communicatiedienst beslist dit beeld niet te publiceren omdat er anders te veel beelden in de carrousel zitten waardoor de zichtbaarheid van een specifiek beeld beperkt wordt, of omdat er andere beelden prioriteit krijgen, zoals bepaald in de voorrangsregel.

Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk in geval van niet verschijnen van een bericht op de digitale informatieborden, hetzij door problemen (inclusief een menselijke fout) of defecten.

De communicatiedienst behoudt zich het recht voor boodschappen aan te passen aan de eigen huisstijl en de leesbaarheid wanneer deze niet voldoen aan de vereisten zoals vermeld.

De informatie die door de gemeente Kortenberg via de promotionele kanalen wordt verspreid, is met grote zorg samengesteld. Desondanks is het mogelijk dat de informatie die wordt gepubliceerd onvolledig of onjuist is, of fouten bevat. De gemeente Kortenberg kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden en is niet aansprakelijk voor enige schade of ander negatief gevolg dat hieruit voortvloeit.

Via de digitale informatieborden kunnen activiteiten worden bekendgemaakt die voldoen aan volgende voorwaarden:

• De te promoten activiteit is van socioculturele, caritatieve, recreatieve, toeristische, sportieve of milieubewuste aard
• De activiteit vindt plaats op het grondgebied van Kortenberg of, in het geval van een wandeling of uitstap, vertrekt vanop of doorkruist het grondgebied van Kortenberg.
• De activiteit heeft een occasioneel karakter - die dus niet dagelijks, wekelijks of maandelijks plaatsvindt, maar integendeel de reguliere werking van de vereniging overstijgt.
• De activiteit is voor iedereen in de gemeente Kortenberg toegankelijk. Occasionele activiteiten die alleen toegankelijk zijn voor leden worden niet bekendgemaakt via de gemeentelijke promotiekanalen.
• De activiteit is niet puur commercieel van aard. Commerciële activiteiten zoals verkoopacties, loterijen, e.d. worden niet opgenomen. Een verkoop door een van de hierboven vermelde organisaties in het kader van een goed doel kan wel.
• De activiteit draagt geen politieke, ideologische of religieuze boodschap uit.
• De boodschap bevat geen uitingen die strijdig zijn met de wet (beledigend, indruisend tegen de goede zeden of de openbare orde, opruiend,  ... )
• Sponsors van een activiteit kunnen niet worden vermeld.
• De activiteit werd verplicht ingevoerd in de UiTdatabank.
• De bekendmaking gebeurt in het Nederlands.

• De aangeleverde boodschap moet voldoen aan de wettelijke bepalingen, specifiek maar niet uitsluitend aan de geldende copyright-, auteurs- en portretrechtregelgeving bij het gebruik van beeldmateriaal. De organisator van een activiteit bevestigt bij het aanleveren van beeldmateriaal impliciet over de nodige rechten te beschikken voor gebruik op de digitale informatieborden van Gemeente Kortenberg. Gemeente Kortenberg is in geen geval verantwoordelijk voor de inhoud die wordt aangeleverd door derden.

De aanvraag voor een plaatsing van een aankondiging op de digitale infoborden moet ingediend worden ten laatste één maand vóór de gewenste datum van het verschijnen van de activiteit op de infoborden (bijvoorbeeld: activiteit dient te verschijnen op/vanaf 11 maart, dan moet de aanvraag uiterlijk op 11 februari worden ingediend).

De aanvrager geeft in de aanvraag tot publicatie op de digitale informatieborden de duurtijd van publicatie aan, dewelke maximaal 14 dagen kan bedragen. Dit kan door Gemeente Kortenberg ingekort worden:

• door uitzonderlijke omstandigheden
• als er belangrijkere berichten moeten verschijnen
• doordat er voor dezelfde periode veel aanvragen zijn.

De aanvraag tot publicatie van een activiteit kan op twee manieren gebeuren via de gemeentelijke website (1 activiteit per formulier).

1) De aanvrager levert elementen voor het opmaken van het beeld aan

De gemeentelijke communicatiedienst maakt een aankondiging van de activiteit van de aanvrager voor gebruik op de digitale infoborden op basis van de elementen die deze aanlevert:

• een duidelijke titel die de activiteit omschrijft
• de naam van de organisator
• de plaats waar de activiteit plaatsvindt
• de datum en het uur waarop de activiteit plaatsvindt
• een foto/beeld in hoge resolutie. De foto/het beeld moet voldoen aan de wettelijke bepalingen.

of

2) De aanvrager levert een beeld ‘klaar voor gebruik’ aan

Aanvragers mogen ook een volledig zelf ontworpen beeld aanleveren. Dit beeld moet voldoen aan volgende vereisten:

• 16:9-beeldverhouding (bijvoorbeeld 1024 x 576 pixels)
• een stilstaand beeld (geen video of bewegende beelden)
• JPEG-formaat
• het beeld bevat de elementen zoals omschreven in punt 1 in dit artikel
• de gebruikte lettergrootte moet de leesbaarheid van de tekst garanderen
• sponsors mogen niet vermeld worden op het ontwerp.

De gemeente kan het ontwerp eventueel (laten) aanpassen of een eigen ontwerp aanmaken, indien de kwaliteit/aard van het beeld niet voldoet.

In het aanvraagformulier wordt gevraagd om de link naar de activiteit in de UiTdatabank mee te sturen.

Kosteloos